Трудоустройство секретаря: как это происходит

Как говорится, любая фирма начинается с секретаря… Именно этот сотрудник встречает клиентов, следит за чистотой в офисе, принимает звонки и обрабатывает почту, заказывает билеты, организовывает поездки, выполняет самые непредсказуемые поручения руководителей, на «ты» общается с оргтехникой, в курсе всех дел компании, обеспечивает сотрудников всем необходимым и т.п. В-общем, секретарь – работник незаменимый.

И если вдруг это место оказалось вакантным, желающих его занять обычно уйма. И в зависимости от требований, которые предъявляет работодатель, отбор может происходить быстро либо вовсе затянуться. Но если кандидатура утверждена, то дело остается за малым – оформить по всем правилам секретаря на работу.

Секретарь, как и любые другие работники, принимается на работу приказом руководителя. Ну и, естественно, стандартная процедура приема включает в себя оформление трудового договора секретаря (образец данного документа можно заполнить по своим условиям и скачать с сайта quickdoc.ru). В документ включаются неизменные пункты:

• Реквизиты работодателя и реквизиты работника;

• Место работы секретаря;

• Характер работы;

• Испытательный срок (есть или нет);

• Рабочее время;

• Дата, когда секретарь начнет работать (при срочном договоре – и конечная дата);

• Необходимость обучения, мед.осмотров и т.д.;

• Условия оплаты;

• Квалификационные требования и должностные функции;

• Особые условия работодателя.

Если нужен на работу делопроизводитель

Иногда, помимо секретаря, в крупные организации принимают на работу еще и делопроизводителя – специалиста, который несет всю ответственность за документооборот фирмы. Основные функции такого работника заключаются в следующем:

• Документное обеспечение;

• Регистрация и обработка различной корреспонденции (как в письменном, так и в электронном виде);

• Телефонные переговоры;

• Контроль за исполнением документации;

• Архив документов;

• Перевод с ин.языка и т.п.

Требований к стажу при приеме делопроизводителей обычно не предъявляется, а вот по образованию – желательно иметь профессиональную подготовку (либо средне-специально образование, либо прохождение обучающих курсов).

Каких-либо особенностей при заключении трудового договора с делопроизводителем (образец которого также можно найти в онлайн-сервисе quickdoc.ru) не наблюдается. В его состав включаются аналогичные пункты, что и в договоре с секретарем, различие лишь имеют должностные обязанности, да и те порой идут приложением к трудовому контракту в виде должностной инструкции.